Wat ga je doen?
Als Office Manager zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt. Geen traditionele rol waarin kantoorbeheer centraal staat, maar een zelfstandige positie dicht tegen de directie aan. Je schakelt tussen complex agendabeheer, het organiseren van afspraken, het bewaken van acties en organisatorische werkzaamheden. Daarbij denk je vooruit, stel je prioriteiten en regel je zaken zoveel mogelijk zelfstandig. Je houdt overzicht en koppelt duidelijk terug over de voortgang.
Jouw concrete werkzaamheden als Office Manager
- Beheren en coördineren van de agenda’s van de directieleden. Specifiek de agenda’s van de Algemeen Directeur en de Financieel Directeur, waarbij je prioriteiten bewaakt en dubbelingen of knelpunten zelfstandig oplost
- In samenspraak met je collega directiesecretaresse bewaking en coördinatie van de agenda’s van de overige directieleden
- Organiseren en coördineren van interne en externe vergaderingen en afspraken, onder andere met klanten, partners en andere externe partijen
- Vastleggen, bewaken en opvolgen van acties en afspraken en proactief terugkoppelen over de voortgang
- Organiseren en coördineren van interne bijeenkomsten en werknemersvergaderingen
- Ondersteunen bij de organisatie van interne evenementen, zoals borrels, personeelsactiviteiten en de zomer-BBQ
- Ondersteunen bij uiteenlopende organisatorische projecten, waaronder de toekomstige huisvesting, en waar nodig notuleren bij vergaderingen
Wat breng je mee?
- HBO werk- en denkniveau
- Ruime ervaring in een zelfstandige ondersteunende rol, bijvoorbeeld als Office Manager, Executive Assistant, Management Assistant, Directiesecretaresse of Personal Assistant
- Een hands-on mentaliteit: jij ziet wat er moet gebeuren en pakt het direct op
- Je werkt gestructureerd en nauwkeurig en bewaakt acties en afspraken consequent
- Je bent organisatorisch sterk en vindt het leuk om zaken uit te zoeken én voor elkaar te krijgen
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
Wat krijg je?
- Een salaris tot € 4.600 bruto per maand op fulltimebasis, afhankelijk van kennis en ervaring
- Goede arbeidsvoorwaarden conform de CAO Bouw & Infra, waaronder 25 vakantiedagen + 15 ATV-dagen (waarvan 10 uitbetaalbaar)
- Flexibele werktijden en mogelijkheid tot één dag per week vanuit huis te werken
- Reiskostenvergoeding woon-werk a € 0,25 per km
- Veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid binnen je functie
- Een brede functie waarin directieondersteuning, organiseren en coördineren samenkomen
- Betrokkenheid bij uiteenlopende interne activiteiten en projecten, waaronder de toekomstige huisvesting